Cuánto te cuesta hacerlo a mano y cómo saco ese número

Una empresa de merchandising corporativo armaba cada cotización a mano. Buscaban en las páginas de los proveedores tres productos parecidos a lo que pedía el cliente, revisaban precio y disponibilidad, armaban un Excel, después un documento y de ahí el PDF. Horas por cotización.

Ese costo no aparecía en ninguna factura. No había una línea en la contabilidad que dijera "cotizar a mano". Simplemente estaba adentro de los sueldos, repartido y disuelto.

Hoy el cliente arma su selección en el catálogo y recibe el PDF en menos de 5 minutos.

Lo que sigue es cómo se calcula lo que ese proceso costaba antes. Es la misma cuenta que hacen las calculadoras del sitio, escrita completa, con los supuestos a la vista. Incluido el que todavía no puedo respaldar con mediciones.

Si primero quieres el marco con el que decido qué se automatiza y qué no, está en El Método 7E, tres pilares y siete etapas para resolver un problema de tu negocio.

¿Por qué el trabajo manual no aparece en ninguna cuenta?

Porque ya lo estás pagando.

Un gasto nuevo se nota. Si contratas a alguien, aparece una línea. Si compras un software, llega una factura. Pero el trabajo manual no genera ninguna línea nueva, porque se hace con gente que ya está en tu nómina, dentro de horas que ya estás pagando.

Por eso el desorden se siente gratis. No es gratis, es invisible.

La única forma de verlo es convertir horas en plata. Y para eso hay que ponerle precio a una hora.

¿Cuánto vale una hora de la persona que hace ese trabajo?

No le pregunto a nadie su valor hora, porque casi nadie lo tiene calculado y el que lo tiene suele tenerlo mal.

Lo que pido es el costo empresa mensual de la persona. No el líquido que recibe, sino lo que te cuesta a ti tenerla, con todo incluido.

La fórmula es esta:

Valor de la hora = costo empresa mensual ÷ 173,2

El 173,2 sale de una jornada de 40 horas a la semana multiplicada por 4,33 semanas al mes, que es el promedio real de un mes, no cuatro.

Con un costo empresa de $1.100.000, cada hora de esa persona te cuesta cerca de $6.351.

Ese es el número que casi nadie tiene en la cabeza cuando le pide a alguien que "revise rapidito" algo por dos horas.

¿Cómo se calcula el costo de un proceso manual?

Tres datos, una multiplicación:

Costo mensual = horas a la semana × personas × 4,33 × valor de la hora

Con un ejemplo concreto. Cinco horas a la semana, dos personas que lo hacen, costo empresa de $1.100.000 cada una:

Dato	Valor
Horas a la semana, por persona	5
Personas	2
Costo empresa mensual por persona	$1.100.000
Valor de la hora	$6.351
Horas al mes en el proceso	43,3
Costo al mes	$275.000
Costo al año	$3.300.000

Tres millones trescientos mil pesos al año, en un solo proceso, sin que aparezca en ninguna parte.

Y ojo con esto: son solo cinco horas a la semana. La mayoría de la gente que llega a esa calculadora pone números más grandes.

Puedes hacer esta cuenta con tus propios datos en ¿Cuánto te cuesta hacerlo a mano?.

¿Qué significa ese número si lo miras en tiempo?

La plata a veces no convence. El tiempo sí.

Esas 43,3 horas al mes son 519,6 horas al año. Dicho de otra forma:

• 65 jornadas completas de 8 horas.
• 13 semanas de una persona a tiempo completo.

Un cuarto del año laboral de alguien, dedicado a un proceso que se hace a mano. Ese es el mismo número, contado de una manera que se entiende sin calculadora.

¿De dónde sale el 70% de ahorro?

Acá viene la parte incómoda, y prefiero decirla yo.

Las calculadoras estiman que un sistema elimina cerca del 70% del trabajo manual de un proceso. Sobre ese 70% se calcula el ahorro.

Ese 70% es un supuesto de trabajo mío. No está medido contra un promedio de proyectos reales con horas antes y horas después. Es una estimación referencial, y por eso aparece declarada como supuesto cada vez que se usa, en la calculadora y en el informe en PDF.

Lo digo sin adornos: es el número más débil de todo el sitio. Cuando tenga suficientes casos con horas medidas antes y después, lo voy a reemplazar por un promedio real, aunque salga más bajo.

Por qué no es 100%: siempre queda algo. Revisar excepciones, atender el caso raro, decidir lo que necesita criterio. Un sistema que promete eliminar el 100% del trabajo humano de un proceso con clientes adentro está mintiendo o está a punto de romperse.

Con el ejemplo de arriba, el 70% sobre $275.000 al mes da:

• $192.500 al mes de ahorro estimado.
• $2.310.000 al año.
• 364 horas liberadas al año, que tu equipo puede usar en vender o atender clientes.

Este ahorro no pasa solo. Es lo que dejarías de gastar si un sistema hace ese 70%, y para eso hay que construir el sistema.

¿Cuánto cuesta resolverlo y cuánto ahorro deja?

Esa es la pregunta que de verdad decide, y la calculadora no la responde por ti. Pone lado a lado lo que hoy te cuesta y lo que cuesta el servicio, con lo que ahorrarías en plata y en horas.

Con el ejemplo de arriba, y una automatización acotada, que va de $600.000 a $1.000.000 más IVA:

	Hoy	Con una automatización acotada
Te cuesta al año	$3.300.000	Inversión de $600.000 a $1.000.000
Horas al año	520	364 horas liberadas
Ahorro al año		$2.310.000

Mis precios son rangos, así que muestro el rango completo, no un solo número. Y si el ahorro es mayor, la calculadora muestra primero un servicio de más alcance, como un sistema a la medida, que va de $1.500.000 a $3.500.000.

No te dice si conviene. Esa decisión es tuya, porque no todos pesan lo mismo. Para unos, recuperar la inversión en un año está bien. Para otros, en dos. Y a otros les importa más el tiempo que se libera que la plata.

¿Y si en vez de un sistema contrato a alguien?

Es la otra pregunta, y tiene su propia calculadora. La cuenta va a 12 meses.

Contratar no cuesta el sueldo. Cuesta esto:

Contratar = (costo empresa + equipo) × 12 + aprendizaje + riesgo de rotación

Donde el aprendizaje es el costo de los meses en que la persona todavía rinde cerca de la mitad, y la rotación es la parte de ese aprendizaje que pagas de nuevo si se va antes del año.

Del otro lado:

Sistema = proyectos al año × costo por proyecto + mantención × 12

Con la mantención calculada sola: el 10% mensual del valor de lo construido. Ese 10% sale de mis propios precios, no es una estimación.

Con valores de referencia, costo empresa $1.100.000, equipo y software $80.000 al mes, dos meses de aprendizaje y dos proyectos al año de $1.500.000, con $300.000 al mes de mantención (el 10% de lo construido):

Camino	12 meses
Contratar	$15.340.000
Sistema	$6.600.000

En ese escenario, contratar cuesta 2,3 veces lo que cuesta el sistema, y la calculadora te muestra el ahorro en 12 meses: $8.740.000.

Antes de que eso suene a que siempre gana el sistema, no. Si el trabajo necesita criterio, trato con personas o decisiones que cambian caso a caso, un sistema no lo reemplaza. La calculadora compara costos, no compara capacidades. Está en ¿Automatizar o contratar?.

¿Dónde se equivoca esta cuenta?

En cuatro lugares, y conviene que los sepas antes de tomar una decisión con ella.

El 70%. Ya lo dije arriba. Es el supuesto más grande y el menos respaldado.

Los valores de partida. Los números con que arrancan las calculadoras ($1.100.000 de costo empresa, $80.000 de equipo, dos sistemas al año) son referencias para Chile puestas por mí, no promedios de mercado medidos. Cámbialos por los tuyos. Con los valores de fábrica, el resultado es una ilustración, no un diagnóstico.

Las horas que declaras. Casi todos subestiman. Cuenta una semana real, con las interrupciones y las correcciones, no la semana ideal.

Lo que la cuenta no ve. No mide los clientes que se pierden por una cotización que llegó tarde, ni el costo de que el dueño esté metido ahí en vez de en otra cosa. Esos son más grandes y más difíciles de estimar, así que quedan fuera. Lo que ves es el piso, no el techo.

Lista para hacer tu propia cuenta

• Elige un proceso concreto, no un área completa.
• Cuenta las horas de una semana real, incluidas las correcciones.
• Súmalas de todas las personas que lo tocan, no solo la principal.
• Usa el costo empresa, no el líquido.
• Divide por 173,2 para llegar al valor de la hora.
• Multiplica y luego conviértelo en jornadas al año.
• Aplica el 70% con desconfianza sana. Si quieres ser conservador, usa 50%.
• Compara el ahorro de un año con lo que cuesta resolverlo.
• Decide tú si te hace sentido. Para unos recuperar la inversión en un año está bien, para otros en dos.

Lo último

Haz la cuenta con el proceso que más horas te come, aunque te dé miedo el resultado. El número no cambia por no mirarlo, solo se acumula.

Y si el resultado te parece exagerado, revisa los supuestos uno por uno con esta lista al lado. Están todos arriba, a propósito, para que puedas discutirlos.

¿Cuántas horas a la semana se van en el proceso más manual que tienes hoy? Esa es la única cifra que necesitas para partir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo calculo el valor de una hora de mi equipo?

Divide el costo empresa mensual de la persona por 173,2, que son 40 horas a la semana por 4,33 semanas al mes. Con un costo empresa de $1.100.000, la hora sale cerca de $6.351. Usa el costo empresa, no el sueldo líquido.

¿Cuánto cuesta un proceso manual al año?

Depende de tres cosas: horas a la semana, personas que lo hacen y costo empresa de cada una. Cinco horas semanales, dos personas y $1.100.000 de costo empresa dan $275.000 al mes y $3.300.000 al año, que son 519,6 horas, o 13 semanas completas de una persona.

¿Es cierto que automatizar elimina el 70% del trabajo?

Es un supuesto de trabajo mío, no una medición. Lo uso para estimar el ahorro y lo declaro cada vez que aparece. Lo voy a reemplazar por un promedio real cuando tenga suficientes casos con horas medidas antes y después.

¿Cuándo conviene automatizar un proceso?

Depende de cuánto ahorras y de cuánto cuesta resolverlo, y esa decisión es tuya. Ayuda mirar que el trabajo sea repetitivo y con reglas claras, y comparar el ahorro de un año con el precio del arreglo. Para unos recuperar la inversión en un año está bien, para otros en dos, y a otros les importa más el tiempo que se libera.

¿Conviene más contratar a alguien o construir un sistema?

Si el trabajo es repetitivo y con reglas claras, el sistema suele costar menos. Si necesita criterio, trato con personas o decisiones que cambian caso a caso, un sistema no lo reemplaza. La calculadora compara plata a 12 meses, no compara capacidades.

¿Por qué usas el costo empresa y no el sueldo?

Porque el sueldo líquido no es lo que te cuesta la persona. El costo empresa incluye todo lo que sale de tu bolsillo por tenerla. Calcular con el líquido subestima el costo del trabajo manual y hace que todo parezca más barato de lo que es.